Dutch publication
- Six, C. Veldhuis, G.J. van der Kleij, R., Theunissen, N.C.M. (2009) Pilot Kennismanagement bij de Koninklijke Marine (Report. No. TNO-DV 2009 A011). Soesterberg, The Netherlands: TNO Defence, Security and Safety.
Abstract
Probleemstelling: Binnen het Commando der Zeestrijdkrachten (CZSK) verdwijnt belangrijke domeinkennis. Redenen hiervoor zijn uitstroom van personeel door kortlopende contracten en het functieroulatiesysteem. Het wegvloeien of verwateren van essentiële kennis kan nu en in de toekomst het militair optreden belemmeren. Kennismanagement, het bewust omgaan met het managen, behouden en delen van kennis, is dus essentieel. Het initiëren en implementeren van effectieve kennis- management is echter niet eenvoudig. CZSK is zich bewust van de complexiteit hiervan. Opleidingen Koninklijke Marine (OKM) heeft daarom dit onderwerp ondergebracht in het doelfinancierings- programma V406 van TNO D&V.
Beschrijving van de werkzaamheden: Om te ervaren op welke wijze kennis- management kan worden benut, is OKM een pilot gestart bij verschillende scholen van CZSK. TNO D&V heeft binnen het doelfinancieringsprogramma verschillende werkzaamheden uitgevoerd. Ten eerste hebben wij op basis van beschikbare en traceerbare kennis een visie ontwikkeld met de essentiële aspecten voor optimale kennismanagement. Dit is een integrale aanpak die stuurt op organisatieprocessen, mensen en techniek. Wij hebben de aanpak geconcretiseerd in tien randvoorwaarden voor succesvol kennismanagement. Een aantal van deze randvoorwaarden zijn vervolgens vertaald naar interventies binnen de pilot. Als tweede hebben wij gemeten of medewerkers vinden dat aan de belangrijke randvoorwaarden wordt voldaan. Daarbij hebben wij ook de veranderbereidheid en het kennisdelen tijdens de pilot met Share- Point gemeten. Daarnaast is het daadwerke- lijke gebruik van SharePoint bijgehouden. Het daartoe ontwikkelde instrument is beoordeeld op betrouwbaarheid.
Resultaten en conclusies: De uitkomsten van de vragenlijst geven aan dat op dit moment de noodzakelijke gedragsverandering nog niet in gang lijkt gezet. Betrokken deelnemers vinden kennisdelen wel belangrijk maar zijn er niet van doordrongen dat het anders zou moeten. Tegelijkertijd ondervindt men gebrek aan beschikbare tijd. Het gebruik van het kennissysteem SharePoint is tijdens een tweede meting wel licht toegenomen. De specifieke opleiding in het gebruik van SharePoint vanuit OKM is mogelijk een van de redenen hiervoor. Belangrijkste lessons learned ten aanzien van de pilot: de noodzaak en meerwaarde van kennismanagement moet voor de medewerkers duidelijk zijn. Zo niet, dan wordt het niet gebruikt (‘What’s in it for me?!’). Om de meerwaarde aan te tonen is een goed werkend en op maat ingericht kennismanagementsysteem een voorwaarde. Om medewerkers te overtuigen van de noodzaak moet de organisatie op één lijn zitten. Dit betekent prioriteit en betrokkenheid vanuit het topniveau van Defensie én vanuit het middenkader. Reserveer dus een substan- tieel deel van het projectbudget voor de sociale aspecten van kennismanagement.
Toepasbaarheid: De randvoorwaarden voor succesvol kennismanagement kunnen dienen als checklist gedurende het proces van verbetering van kennismanagement. Het blijkt vaak een grillig proces te zijn waarbij projectleiders, deelnemers, systemen, betrokken organisatieonderdelen en doelstellingen aan verandering onderhevig zijn. De randvoorwaarden kunnen gezamenlijk worden doorgenomen met de betrokken partijen en vervolgens geoperationaliseerd. Daarnaast kan het voor het onderzoek ontwikkelde meetinstrument gebruikt worden voor objectieve en onafhankelijke evaluatie. Wij hebben een eerste meting verricht en het instrument blijkt betrouw- baar. Vervolgmetingen zijn hierdoor eenvoudiger te koppelen aan de eerste meting. De randvoorwaarden en het meetinstrument zijn ook goed toepasbaar binnen andere defensieonderdelen,
Keywords
Knowledge management,
